Paretoprincipen innebär att cirka 20 procent av orsakerna ofta står för 80 procent av verkan. Den kallas därför också 80/20-regeln. En liten andel av dina uppgifter ger merparten av resultatet, en liten andel av kunderna står för det mesta av försäljningen och några få fel orsakar de flesta problemen.
Principen är uppkallad efter den italienske ekonomen Vilfredo Pareto, som såg mönstret i hur marken i Italien var fördelad. I dag används 80/20-regeln inom allt från lagerstyrning och kvalitetsarbete till personlig produktivitet. Nedan går vi igenom vad paretoprincipen innebär, var den kommer ifrån, konkreta exempel och hur du kan använda den för att prioritera.
Vad innebär paretoprincipen?
Paretoprincipen är en iakttagelse om ojämn fördelning: orsak och verkan står sällan i proportion till varandra. Om du listar alla orsakerna till ett resultat brukar en liten del av dem väga tyngst. Den svenska Wikipedia-artikeln beskriver den som en matematisk fördelning enligt vilken 20 procent av orsakerna ofta står för 80 procent av verkan.
Tre saker är bra att ha klart för sig:
- Siffrorna är ungefärliga. 80/20 är en tumregel. I verkligheten kan fördelningen vara 90/10, 75/25 eller något däremellan.
- Talen behöver inte bli 100 tillsammans. 80 och 20 beskriver två olika saker (verkan och orsaker), så 10 procent av kunderna kan mycket väl stå för 70 procent av intäkterna.
- Det är ingen lag. Inom matematisk statistik är paretoprincipen ett enkelt exempel på en potenslag, men den gäller bara ungefär och inte i alla lägen.
Paretoprincipens historia och hur den senare spreds
Vilfredo Pareto (1848–1923) var italiensk ekonom och sociolog. Paretoprincipen brukar dateras till 1896, då han visade att 20 procent av den italienska befolkningen ägde 80 procent av marken. Enligt en ofta återberättad historia såg han samma förhållande i sin egen trädgård, där 20 procent av växterna bar 80 procent av frukten.
Pareto själv talade om förmögenhetsfördelning. Det var andra som senare generaliserade observationen till en allmän princip. Under 1900-talet fick den stort genomslag inom kvalitetsteknik och organisationsutveckling, där den används för att hitta de få felorsaker som ligger bakom flest fel. Därifrån har den spridit sig till försäljning, projektledning, systemutveckling och tidsplanering.
Exempel på 80/20-regeln
Exemplen nedan är tumregler som återkommer i litteraturen om paretoprincipen, inte uppmätta sanningar för varje företag eller person:
| Område | 20 procent av … | … står för cirka 80 procent av |
|---|---|---|
| Försäljning | kunderna | intäkterna |
| Sortiment | produkterna | försäljningsvärdet |
| Kundtjänst | kunderna | klagomålen |
| Arbete | dina arbetsuppgifter | resultatet |
| Kvalitet | felorsakerna | felen |
| Trafik | bilisterna | olyckorna |
| Garderob | kläderna | tiden du har kläder på dig |
| Programvara | funktionerna | värdet för användarna |
Det sista exemplet förklarar varför många utvecklingsteam släpper en enkel version först. En stor del av de funktioner som byggs används sällan eller aldrig, så det lönar sig att hitta de få som ger mest nytta och börja där.
Så kan du tillämpa paretoprincipen i vardagen
För de flesta är den största nyttan med paretoprincipen att den gör prioriteringar enklare. Om en liten andel av uppgifterna ger störst effekt behöver du inte hinna allt för att få ett bra resultat. Du behöver hinna rätt saker. Så här kan du använda 80/20-regeln i praktiken:
- Bestäm vad du mäter. Utgå från ett tydligt mål, till exempel intäkter, färdiga leveranser eller mer energi i vardagen. Utan mål går det inte att avgöra vilka uppgifter som ger effekt. Har du svårt att formulera det hjälper mål som går att följa upp.
- Skriv en lista. Lista allt du gjort den senaste veckan eller planerar att göra nästa.
- Bedöm effekt och tid. Ge varje punkt ett betyg för hur mycket den bidrar till målet, till exempel 1–5, och skriv hur lång tid den tar.
- Identifiera de viktigaste 20 procenten. Sortera listan från högst till lägst effekt per timme. De översta raderna är de uppgifter som förtjänar din bästa tid.
- Gör något åt resten. Skjut upp, förenkla, delegera, automatisera eller stryk de uppgifter som ger minst.
- Upprepa varje vecka. Fördelningen ändras när förutsättningarna ändras, så gör om analysen regelbundet.
Lägg de viktigaste uppgifterna där du har mest energi och färre avbrott. Det är ofta på morgonen, och det kräver att du skyddar tiden från mejl och notiser. Tips för det hittar du i guiden om hur du blir mer fokuserad.
Paretoprincipen är också användbar när du skjuter upp saker. Det som känns tyngst att ta tag i är ofta just den uppgift som ger mest effekt, och att prokrastinera på den kostar därför mer än att dra ut på en småsak. Samma tänkande hjälper den som alltid är tidsoptimist: om dagen inte räcker till är det bättre att välja bort medvetet än att låta de viktigaste uppgifterna bli kvar.
Paretodiagram och ABC-analys i lagerstyrning
Ett paretodiagram är det klassiska sättet att visa fördelningen grafiskt. Staplarna visar hur ofta varje orsak förekommer, sorterade från högsta till lägsta, och en linje visar den kumulativa frekvensen. Du ser då direkt hur stor andel av felorsakerna som svarar för en viss andel av felen, och du kan läsa av vilken andel som helst, inte bara 20 procent. Diagrammet är ett vanligt verktyg inom kvalitetsarbete och går att göra i Excel.
Inom lagerstyrning bygger ABC-analys på samma idé. Artiklarna delas in i grupper efter hur mycket de bidrar till försäljningen:
- A-artiklar: de få produkter som står för största delen av försäljningsvärdet. De får mest uppmärksamhet och tätast uppföljning.
- B-artiklar: mellangruppen.
- C-artiklar: de många produkter som tillsammans står för en liten andel. De kan styras med enklare regler.
Fördelar och nackdelar med 80/20-regeln
Fördelarna är enkla att se. Principen hjälper dig att fokusera på rätt saker, fatta bättre beslut när tiden eller budgeten inte räcker och lägga resurser där de gör mest nytta. Den fungerar lika bra för en enskild person med en lång att-göra-lista som för ett företag med tusentals artiklar.
Det finns också begränsningar:
- Den bygger på data du kanske inte har. I stora projekt vet du ofta först i efterhand vilka 20 procent som gav mest värde.
- Det som inte syns i mätningen kan ändå vara viktigt. Underhåll, relationer och vila ger sällan snabba resultat men är förutsättningar för allt annat.
- Den kan bli en ursäkt. Att strunta i 80 procent av allt är sällan möjligt. Vissa uppgifter måste göras även om de ger låg effekt.
Relaterade begrepp
Paretooptimalitet
Vilfredo Pareto har också gett namn åt paretooptimalitet, ett nationalekonomiskt begrepp för ett läge där ingen kan få det bättre utan att någon annan får det sämre. Även det kallas ibland paretoprincipen, så kontrollera sammanhanget om du stöter på ordet i en ekonomisk text.
Den långa svansen
I företagsekonomi har 80/20-regeln använts som skäl att satsa allt på de 20 procent som säljer mest och strunta i resten. Det har ifrågasatts med begreppet den långa svansen: på internet kan de många smala produkterna tillsammans bli en betydande affär.
Paretoprincipen i flera led
Principen kan tillämpas i flera led. Inom de viktigaste 20 procenten finns ofta en ännu mindre grupp som står för den största delen av effekten. Det är därför det lönar sig att fortsätta sortera även bland de uppgifter du redan har prioriterat.
Vanliga misstag
Det vanligaste misstaget är att behandla 80/20 som exakta siffror och leta efter exakt 20 procent. Ett annat är att göra analysen en gång och sedan låta den gälla för alltid. Ett tredje är att mäta det som är lätt att räkna i stället för det som faktiskt betyder något för målet.
